Checkliste für Kunden

Inbetriebnahme der Kasse
Nach dem Update müssen Sie die Kasse in Betrieb nehmen und dies dem Finanzamt mitteilen. Erstellen Sie dazu im Menü Fakturen / Registrierkasse / Startbeleg den notwendigen Startbeleg. Es wird ein Beleg mit einem QR-Code erzeugt. Mit diesem Beleg müss die Inbetriebnahme der Kasse beim Finanzamt gemeldet werden. Übermitteln Sie den Startbeleg Ihrem Steuerberater damit eine ordnungsgemäße Registrierung sichergestellt wird.

Monatsabschluss
Sobald eine RKSV Zahlung erfolgt wird automatisch von der Software geprüft ob diese in einem neuen Monat stattgefunden hat. Ist dies der Fall dann wird automatisch der notwendige Monats-Beleg erzeugt. Die Monatsbelege müssen aufbewahrt werden.
Sie finden alle Monatsbelege im Menü Fakturen / Registrierkasse / Belegübersicht.

Jahresabschluss
Bei einem Jahreswechsel wird wie im Falle der Monatsrechnung geprüft ob ein neues Kalenderjahr begonnen hat. Falls dies zutrifft wird ein Jahresbeleg erstellt. Die Jahresbelege müssen aufbewahrt und dem Finanzamt elektronisch übermittelt werden. Wenden Sie sich bei diesem Schritt an Ihnen Steuerberater. Alternativ können Sie diesen Schritt über die Online-Plattform des Finanzamtes (finanzonline) selbst durchführen.
Sie finden alle Jahresbelege im Menü Fakturen / Registrierkasse / Belegübersicht.

Kassen-Ausfall
Falls die Sicherheitseinrichtung nicht verfügbar ist und somit keine signierten Belege erstellt werden können wird von einem Kassenausfall gesprochen. Dies wird Ihnen im Programm mit einer entsprechenden Meldung angezeigt. Wenden Sie sich bei einem Ausfall umgehend an Ihren Hardware-Partner damit die notwendigen Komponenten geprüft und wieder in Betrieb genommen werden. Das Finanzamt schreibt vor dass Kassenausfälle, welche mehr als 48 Stunden dauern, elektronisch gemeldet werden müssen. Nach Behebung der Störung muss die Wiederinbetriebnahme auch dem Finanzamt gemeldet werden. Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater falls der Ausfall länger andauert. Dieser kann die notwendigen Meldungen für den Ausfall und die Wiederinbetriebnahme beim Finanzamt einreichen.

Prüfung durch das Finanzamt
Das Finanzamt kann eine angemeldete Prüfung der Registrierkasse in Ihrem Betrieb durchführen. Dabei müssen Sie dem Kontrolleur nach seiner Aufforderung das Datenerfassungsprotokoll (DEP) der Registrierkasse aushändigen. Die notwendigen Daten aus dem Protokoll (DEP) können Sie über das Menü Fakturen / Registrierkasse / DEP Export selbst erstellen und dem Kontrolleur übergeben.

Außerbetriebnahme der Kasse
Für eine Außerbetriebnahme der Kasse wenden Sie sich bitte an das WEPRO® Support Team.

Laufende administrative Tätigkeiten

Tägliche Datensicherung
Die Daten müssen täglich gesichert werden. Zusätzlich zur bereits eingerichteten Datensicherung des WEPRO® Datenverzeichnisses müssen Sie das Programmverzeichnis des fiskultrust Dienstes sichern. Dieses befindet sich auf Ihrem Server unter „C:\ProgramData\fiskaltrust“.
Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren Hardware-Partner.

Externe, revisionssichere Quartalsicherung
Das Finanzamt schreibt zusätzlich pro Quartal eine externe revisionssichere Datensicherung vor.
Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren Hardware-Partner.

Ausfälle mehr als 48 Stunden beim Finanzamt melden
Bei einem Ausfall der Kasse muss dies dem Finanzamt gemeldet werden (Siehe oben Punkt Kassen-Ausfall)

Monatsabschlüsse erstellen und aufbewahren
Die Monatsabschlüsse werden automatisch von der Software erstellt und in der Datenbank aufbewahrt. Diese können Sie auf Wunsch ausdrucken und ablegen. Eine Aufbewahrung in der Datenbank ist bei den monatlichen Abschluss-Belegen allerdings ausreichend. (Sie auch oben Punkt Monats-Abschluss)

Jahresabschluss erstellen und beim Finanzamt melden
Der Jahresabschluss wird von der Software erstellt und in der Datenbank gespeichert. Diesen müssen Sie an das Finanzamt elektronisch übermitteln. Bei diesem Schritt kann Ihnen Ihr Steuerberater helfen.