Tutorial zum Ablauf der ESECO-Connect Schnittstelle verfügbar

 Ablauf ESECO-Connect Schnittstelle


1.) Abholung neuer Aufträge

Die Aufträge werden automatisch in einem definierten Zeitraum (einstellbar) von der ESECO Zentrale abgeholt.
Dabei wird geprüft, ob es Aufträge für die Werkstatt im Status „Zugeteilt“ gibt.

2.) Übersicht in der Evidenzliste

Die Evidenzliste beinhaltet alle ESECO Aufträge, welche bisher noch nicht in einen Auftrag übernommen wurden.
Die angezeigte Liste sollte pro Bearbeiter auf die benötigten Spalten angepasst werden. Damit kann jeder Bearbeiter individuell einstellen, welche Spalten in welcher Größe für die Kontrolle benötigt werden.

3.) Übernahme in einen neuen Auftrag
a. Adresse anlegen/zuordnen

Um die Daten in einen neuen Auftrag zu übernehmen, muss vorher die Adresse zugeordnet oder neu angelegt werden.
Zu erkennen ist dies am roten Punkt im Feld der Adresse. Mit „Adresse suchen“ können Sie eine bereits bei Ihnen angelegte Adresse suchen und übernehmen. Damit gilt diese Adresse als zugeordnet und es erscheint ein grüner Punkt.
Sie können aber auch die Daten in den einzelnen Feldern (Nachname, Vorname, Straße etc.) kontrollieren und gegebenenfalls anpassen. Bei der Übernahme in einen Auftrag werden diese Daten automatisch als neue Adresse angelegt.
Dafür einfach „F7 – in Auftrag übernehmen“ anklicken und die Frage bezüglich Auftraggeber mit „Neu anlegen“ bestätigen (Übernahme siehe Punkt c).
Wichtig: Es sollte vorher immer gründlich nach einer bereits vorhandenen Adresse gesucht werden,
da es ansonsten zu doppelten Adressanlagen kommen kann.

b. Modell anlegen/zuordnen (neu)

Es kann nun bereits vor der Übernahme in einen Auftrag das Modell im WEPRO® neu angelegt oder zugeordnet werden. Neben dem Feld „Modell:“ erscheint ein roter Punkt. Dies signalisiert, dass es noch keine fixe Modellzuordnung gibt. Mit der ENTER-Taste können Sie nach der eingetragenen  Modellnummer in Ihrem Gerätestamm suchen. Es ist auch möglich, dort nach allen anderen Feldern zu suchen (Geräteart, Marke, Herstellercode etc.).
Tipp: Wenn die Gerätedatenfelder in der Evidenzliste vorne gereiht sind, können Sie während der Suche alle Daten einsehen und somit auch leichter das Modell finden. Sollte das Modell nicht in Ihrem Gerätestamm vorhanden sein, können Sie dies dort auch gleich neu anlegen. Dazu im Gerätestamm oder in der Ergebnisliste der Suche die Neuanlage mit „F1 – Neu“ starten, die Gerätedaten eingeben und das Gerät mit „F4 – Speichern“ in die Evidenzliste übernehmen (grüner Punkt).

c. Übernahme

Mit „F7 – in Auftrag übernehmen“ werden die Daten nun in einen neuen Auftrag übernommen. Ab diesem Schritt erfolgt die
Anlage des neuen Auftrags wie gewohnt im WEPRO®.

4.) Bearbeitung des Auftrags

Der Auftrag wird nun wie gewohnt im WEPRO® weiter bearbeitet. Termine, Bestellungen, Kostenvoranschläge etc. werden anhand der automatischen Statusmeldungen in das Portal der ESECO Zentrale übertragen.

5.) Abschluss des Auftrags

Der Auftrag wird vorab wie gewohnt im WEPRO® mit dem Techniker-Eintrag abgeschlossen.
In der Garantieabrechnungsliste sind alle fertiggestellten ESECO Aufträge ersichtlich. Pauschalen werden im Garantiedatenfenster eingetragen.

Wichtige Felder in den Garantiedaten:

Fehlercode:
Dort werden zusätzliche Fehlercodes eingetragen. Diese werden z.B. für Candy Hoover, Gorenje etc. verwendet

Adressdaten:
Im Karteireiter „Adressdaten“ wird eingestellt, ob es sich beim Auftraggeber um einen Endkunden handelt.
Dies wurde nun bei Kunden mit vorwiegend Weißware-Geräten als Standard auf „Endkunde“ gestellt –
kann aber pro Auftrag jederzeit geändert werden!

Falls der Auftraggeber ein Endkunde ist, wird im unteren Bereich der Händlername und die Adresse eingetragen. Bei Auftraggeber = Händler können diese Felder leer bleiben.

Zusatzdaten:
Im Karteireiter „Zusatzdaten Eseco“ werden folgende weitere Informationen hinterlegt:

• Garantieverlängerung
Dort wird bei einer Verlängerung der Garantie von z.B. 24 auf 36 Monate, der Wert 36 eingetragen.
Dient zur Erkennung z.B. eines Garantiezertifikats
• Externe Freigabe
Hier kann z.B. eine Zertifikatsnummer für die Garantieverlängerung eingetragen werden.
Ebenfalls wird dieses Feld für Kulanzanträge und deren Genehmigungsnummer verwendet (z.B. bei Candy Hoover)
Zusatzbemerkung
Dieses Feld wird in das ESECO Portal in das Feld „Bemerkung“ übernommen.
Status Verlauf (Liste)
In dieser Liste sind die Statusmeldungen an das ESECO Portal eingetragen. Dort ist in der Spalte „Bemerkung“
die letzte Validierungsmeldung ersichtlich. Wird hier z.B. angezeigt, dass die PLZ des Händlers fehlt, kann dies gleich direkt im WEPRO® angepasst und an das Portal übertragen werden.
Stornogrund (geplant im nächsten Update)
In diesem Feld wird zukünftig der Grund für eine Stornierung eingetragen. Dieser wird dann als
Status-Info in das Portal eingetragen.

In der Garantieabrechnungsliste können nun die Aufträge noch kontrolliert werden. Anschließend wird dann die Abrechnungsdatei erstellt, welche in das ESECO Portal hochgeladen wird.
Damit wird auch der Abrechnungsantrag für diese Aufträge im Portal aktiviert und kann anschließend von der ESECO Zentrale freigegeben werden.

6.) Storno eines Auftrags

Muss ein Auftrag storniert werden, welcher über die Connect Schnittstelle in die Evidenzliste von WEPRO® kommt, sollte dieser Auftrag zuvor immer als neuer Auftrag im WEPRO® übernommen werden. Nach der Übernahme kann der Auftrag dann storniert werden und wird somit korrekt mit dem Portal abgeglichen.

Diese Vorgehensweise hat folgende Vorteile:

• Kontrollmöglichkeit
Bei einer Anfrage kann jederzeit eingesehen werden, wann der Auftrag aufgenommen und welche zusätzlichen Bemerkungen erfasst wurden. Durch die Verknüpfung der Seriennummer können die bisherigen Gerätedaten erneut übernommen werden. Auch die Stammdaten (Modell, Kunde etc.) sind dann permanent im System gespeichert und können für mögliche weitere Aufträge verwendet werden.

• Verknüpfung zum Portal
Durch die Aufnahme in einen neuen Auftrag kann die Auftragsnummer inklusive der Stornomeldung korrekt an das ESECO Portal weitergegeben werden. Damit bleiben keine Aufträge mehr hängen und müssen nicht separat im Portal storniert werden.

Wichtig: Wird der Auftrag bereits in der Evidenzliste storniert, erscheint eine Warnmeldung und es erfolgt keine Verknüpfung zu einem Auftrag und somit auch keine Rückmeldung an das ESECO Portal.
Der Auftrag muss dann manuell im Portal storniert werden.

 

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