WEPRO® Inventur Tutorial

Die Inventur mit WEPRO® – schnell, einfach, erfolgreich!


Gestartet wird im Hauptmenü über „F4 – Warenwirtschaft“.
Mit „F9 – Nächste Seite“ und anschließend „F4 – Inventur“ öffnen Sie das Inventurfenster.
Hier erfolgen Neuanlage (F1) und Eingabe einer Bezeichnung für die Inventur (z.B. „Inventur_2015/2016“. Diese Bezeichnung wird später
für die CSV-Datei verwendet).
Als Startdatum gibt man z.B. 01.04.2015 und als Enddatum 31.03.2016 ein. Diese beiden Daten werden für die Buchung nicht verwendet;
sie dienen lediglich als Information über den Zeitraum des Geschäftsjahres.
Nach dem Speichern (F4) der neu angelegten Inventur erscheinen unten die einzelnen Lager.

Mit einem Klick auf das jeweilige Lager und auf Zählliste (F5) startet nun die Erfassung der Artikel in der Zählliste. Bei Bedarf kann auch Lieferant, Warengruppe, Lagerort und Preis des Artikels angepasst werden (LV = Letztverbraucher, EK = Einkaufspreis, BW = Buchwert).

Die eingegebene Anzahl (der Zählwert) wird immer über „F5 – Hinzufügen“ zum Stand addiert. Damit kann auch derselbe Artikel zweimal gezählt werden. Die Liste im WEPRO® summiert hier automatisch die Zählwerte.
(Beispiel: Es werden 3 Stück von Artikel1 eingetragen. Werden später nochmal  2 Stück gefunden und eingegeben, addiert die Zählliste dies zu 5 Stück. Möchte man anschließend jedoch auf Gesamtmenge 4 Stück korrigieren, geschieht dies über Taste „F2 – Ändern“.
ACHTUNG: Dabei wird der Eintrag komplett aus der Liste herausgenommen und mit 4 Stück neu hinzugefügt, ein „Abbrechen“ oder drücken der ESC-Taste löscht den Artikel vollständig aus der Zählliste!)

Nachdem alle Artikel aller Lager erfasst wurden erfolgt die Eingabe des Stichdatums: jeweiliges Lager markieren und über „Stichdatum“ (F6) anpassen. WICHTIG: Das Stichdatum ist immer der Tag nach der eigentlichen Inventur (Beispiel: die Inventur findet am Samstag und Sonntag statt; somit gilt der Montag als Stichtag.)

Anschließend ist die Sicherung und Reorganisation der Datenbank wichtig; beides ist im WEPRO® Administrator unter „F9 – Nächste Seite“
zu finden. Die Datenbanksicherung (F5) kann auch mehrmals während der Zählung durchgeführt werden. Dadurch erhöht sich die Möglichkeit, Falscheingaben zu korrigieren.

Vor dem Buchen und Leeren der Lager sollte auch die Datenbank neu strukturiert werden, dies ist möglich über „Datenbank reorganisieren“ (F4). Dieser Vorgang kann einige Minuten beanspruchen; der spätere Export der Daten beschleunigt sich jedoch.

Bitte warten Sie, bis Sicherung und Reorganisation vollständig abgeschlossen sind.
Während der Reorganisation darf im WEPRO® nicht gearbeitet werden!


Ist die Zählung nun abgeschlossen, wird unter „Weitere Funktionen“ (F8)  mit „Markiertes Lager verbuchen und leeren“ (F1) jedes Lager einzeln  verbucht und geleert. Hier bitte die Informationsmeldungen beachten! Die Leerung der Lager nach Buchung wird empfohlen. Damit werden alle nicht gezählten Artikel im Lager auf Stand 0 gesetzt.
Das Reservierungslager wird nicht verbucht oder geleert, es kann allerdings eine Zählliste zur besseren Übersicht erstellt werden.
WICHTIG: für korrekte Lagerbestände muss die Reservierungsliste jährlich kontrolliert und eventuelle Fehlreservierungen bzw. nicht ausgebuchte Artikel manuell korrigiert werden.

Nachdem nun alle Lager gebucht und geleert sind (Ausnahme: Reservierungslager), wird die Inventur unter „F8 – Weitere Funktionen“ exportiert.
Hierzu werden folgende Dateien (in CSV-Format) generiert:

  • je Lager (Zählliste)
  • für die Gesamtinventur (Summengruppierung)
  • Fehlstände pro Lager (Unterschiede bei Ist- und Soll-Ständen.
    Hierbei wird aufgegliedert in Artikel, die zwar einen Stand haben sollten – aber nicht in der Zählung auftauchen UND Artikel, die gezählt wurden, aber einen abweichenden Stand aufweisen.)

Die Dateien werden im Ordner „export\Inventur“ im WEPRO® Ordner auf dem Server abgelegt.

Zusätzlich kann mit „F7 – Drucken“ die gesamte Inventur gedruckt werden (entweder als Kurzübersicht oder als einzelne Zähllisten
der jeweiligen Lager – Achtung: große Datenmenge! PDF-Druck wird empfohlen)

Die Inventur ist abgeschlossen.

Mit „F2 – Ändern“ in der Inventur-Hauptmaske das Häkchen bei „Abgeschlossen“ setzen und über
„F4 – Speichern“  versehentliche spätere  Änderungen  vermeiden.

 

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