Datenschutz – Kundendaten: personenbezogene Daten anonymisieren

Übersicht und Funktion zum anonymisieren personenbezogener Kundendaten.

Mit dem neuen Modul „Datenschutz“ in der Adressenverwaltung können Sie Geschäftsfälle, die personenbezogene Daten des Kunden enthalten, anzeigen, ausdrucken, exportieren und anonymisieren. Die notwendige Aufbewahrungsfrist wird in der Anzeige pro Geschäftsfall errechnet. Über die Grundeinstellungen können diese Fristen geändert werden.
(Siehe Datenschutz – Einstellungen für gesetzliche Fristen)

Der Aufruf der Übersicht sowie die Funktion, personenbezogene Daten zu anonymisieren, wurde mit zwei Berechtigungen versehen. Bitte vergeben Sie den gewünschten Benutzern im Administrator-Bereich die gewünschte Berechtigung. (Siehe Abbildung)

 

 

 

 

 

 

Das neue Modul wird im Adressen-Menü mit der Funktion „F7-Datenschutz“ aufgerufen. Nach dem Start des Moduls befinden Sie sich im Auswahl-Zustand und wählen zunächst einen Kunden aus dem Adressenstamm aus.

Kunden auswählen können Sie entweder über die Funktion „Adresse auswählen“; direkt mit einem Mausklick auf den blauen Link im oberen Bereich oder auch durch betätigen der Eingabe-Taste. Es erscheint der bekannte Adressen-Suchdialog, in dem Sie nach beliebigen Kriterien suchen können. In der anschließend folgenden Listenansicht wählen Sie einen Eintrag aus.

Sobald Sie einen Kunden ausgewählt haben, sucht das System nach allen verbundenen Geschäftsfällen. Diese werden in der Liste unter dem ausgewählten Kunden dargestellt.
Folgende Spalten werden befüllt:

  • Quelle/Geschäftsfall
  • Nummer
  • Datum
  • Löschfrist
  • Anrede
  • Titel
  • Vorname
  • Nachname
  • Name2
  • Land
  • Postleitzahl
  • Ort
  • Strasse
  • Telefon1
  • Telefon2
  • Email
  • Fax

 

Um alle Daten in der Tabelle zu sehen, kann die Ansicht auf Wunsch vergrößert werden. In der Quelle steht als Beispiel „Auftrag“ und entsprechend die Auftragsnummer und das Datum. Die Löschfrist ist der erste Tag, an dem unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von derzeit 7 Jahren (und Ihrem Stichtag des Geschäftsjahres) eine Anonymisierung möglich ist.
Bitte beachten Sie: eine vorherige Anonymisierung ist grundsätzlich nicht erlaubt.

Sofern es sich bei der Anfrage um ein Auskunftsansuchen eines Kunden handelt, können Sie die angezeigten Daten über die Funktion „F6 Liste / Drucken“ drucken und dem Kunden aushändigen. Der Kunde sollte sich vorher eindeutig legitimiert haben. Dies ist z.B. der Fall, wenn er persönlich vorort ist und Ihnen ein gültiges Ausweisdokument vorlegt.
(Abbildung: „Kundendaten Ansicht“)

 

 

 

 

 

 

 

Einträge, die nach der Aufbewahrungsfrist liegen, werden in der ersten Tabellenspalte automatisch angehakt. Mit der Funktion „F7 Auswahl anonymisieren“ können Sie den Vorgang starten. Nach Bestätigung der Sicherheitsfrage – und falls der Benutzer die Berechtigung für diese Funktion besitzt – wird die Anonymisierung gestartet. Die personenbezogenen Daten werden entfernt und im Feld Nachname wird der Text „EUDSGVO“ hinterlegt. Die Verbindung zum Kundenstamm wird gelöst. Als einzig verbleibende Informationen werden Land, Ort und Postleitzahl beibehalten, damit Sie auch nachher noch die entsprechenden Statistiken (z.B. Postleitzahlen-Einzugsgebiete) verwenden können. Die Postleitzahl wird beibehalten, da dies keinen Rückschluss auf einen Kunden im Sinne des Datenschutzes erlaubt.

Die Stammdaten zu den Geschäftsfällen bleiben damit erhalten. Sie können so auch nach der Anonymisierung eine Wiederholungsreparatur erkennen, allerdings ohne Zuordnung zu einem Kunden.
(Abbildung: Ausdruck-Beispiel)


 

 

 

 

Bei rechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Rechtsbeistand.

Es handelt sich um ein Zusatzmodul. Bei Interesse oder Fragen wenden Sie sich bitte an das WEPRO® Team.

 

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