Es steht eine neue Version der „Online Faktura“ (OFA) zur Verfügung. Mit diesem Modul können Sie Rechnungen aus WEPRO® einfach an die integrierten Zahlungsdienstleister (PSP) weiterleiten und haben damit einen einfachen und sicheren Zugang zu modernen online Zahlungsmöglichkeiten wie zum Beispiel Apple Pay oder Google Pay und natürlich die klassischen Kreditkarten Zahlungsmöglichkeiten und viele mehr. Rückmeldungen zu Zahlungen werden zusätzlich direkt in Ihr WEPRO® System übermittelt um gegebenenfalls weitere Aktionen nach der Zahlung einleiten zu können. Der Funktionsumfang und mögliche Anpassungen werden in diesem Dokument beschrieben.
Zahlungsdienstleister
Die Abwicklung erfolgt über einen Zahlungsdienstleister welche auch Payment Service Provider oder kurz PSP genannt werden. Diese Zahlungsdienstleister bieten Ihnen zu einem kleinen Kostenanteil eine sichere Abwicklung und Schutz vor betrügerischen Aktivitäten. Derzeit ist der Zahlungsdienstleiter STRIPE für die WEPRO® Online Rechnungen bzw Faktura integriert. Um das Modul zu verwenden müssen Sie bei STRIPE ein Firmenkonto anlegen und sich dort entsprechend legitimieren und einen Zugang über die Stripe API für WEPRO® aktivieren.
Weitere Informationen finden Sie auf der Stripe Webseite. Der Registrierungsvorgang kann über das Stripe Dashboard gestartet werden. Alle Funktionen und Zahlungsmöglichkeiten finden Sie auf der Stripe Funktionen Seite.
Es gibt viele verschiedene sogenannte Payment Service Providers wie Stripe wobei die geringen Kosten gerade im B2B Bereich wo mit kleinen Margen gearbeitet werden muss ein Vorteil sein kann.
WEPRO® Integration
Die Übermittlung einer online Faktura bzw. Rechnung aus WEPRO® erfolgt in wenigen einfachen Schritten:
- Erstellen Sie wie gewohnt eine neue Rechnung im WEPRO® Faktura-Modul (Rechnung erstellen). Wählen Sie als Verrechnungsart eine gültige online Verrechnungsart aus.
Am einfachsten erstellen Sie im Adminstrator-Bereich eine neue Verechnungsart mit dem Namen „Stripe“ und diese wird bei der Modul Installation als „online Verrechnungsart“ eingestellt. - Wechseln Sie zur erstellten Rechnung und wählen Sie die Funktion F6-Zahlung – F8-Funktionen – F4-Online Rechnung auf. Nach einer Rückfrage wird die Rechnung zur Übertragung durch den WEPRO® Agent freigegeben.
- Nachdem der WEPRO® Agent im Hintergrund die Rechnung über die Stripe API erstellt hat versendet dieser auch automatisch eine E-Mail und/oder SMS mit der Stripe Rechnung an den Kunden.
- Den aktuellen Status und auch die Möglichkeit die Stripe Rechnung zu stornieren finden sie im Modul Zahlungen im Karteireiter Online (siehe Abbildung Online Status unten). Zusätzlich wird der Karteireiter mit einem Ausrufezeichen markiert damit Sie einfach eine mögliche Online-Rechnung erkennen können.
- Nach einer Kunden-Zahlung werden folgende Aktionen ausgeführt
- Sie erhalten ein E-Mail an eine von Ihnen definierbare Adresse.
- Es wird mit einer definierten Zahlungsart die Rechnung direkt auf bezahlt gesetzt (Die Zahlungsart wird bei der Installation gemeinsam erstellt und festgelegt, kann aber wie die Verrechnungsart z.B. Stripe lauten)
- In der Rechnung wird dann in den Zahlungsinformation das Daum und die Stripe Zahlungsreferenz angezeigt (zB 26.02.2021 cus_YYASUhZ5OXXXXX Stripe Online)
Abbildung: WEPRO® Zahlung – Online Status
URL Shortener
Die erstellten URLs bzw Links zur Stripe Zahlung können sehr lange werden und daher bietet sich eine Verkürzung der erzeugten Links an. Damit können Sie z.B. bei einer SMS Übertragung die Übertragung als zwei SMS vermeiden. Bei einem E-Mail ist die länge zwar nicht problematisch allerdings kann die Lesbarkeit durch eine verkürzte URL erhöht werden.
Um Links zu Verkürzen gibt es mehrere verschiedene bekannte Online Tools welche auch als URL Shortener bekannt sind. Im WEPRO® sind derzeit zwei bekannte Tools über deren API integriert und können verwendet werden. Dazu müssen Sie bei dem jeweiligen Anbieter ein entsprechendes Konto eröffnen und uns der Installation die Zugangsdaten mitteilen. Die Kosten der Tools sind nicht im WEPRO® OFA Modul enthalten und können über die unten angeführten Links ermittelt werden.
Stripe Anpassungen
In Ihrem Stripe Konto können Sie das Erscheinungsbild der Rechnung nach Ihrem Cooperate Design (Farben, Logo) anpassen. Im unten stehenden Beispiel wurde das WEPRO Logo und der Firmenname eingefügt.
Der Kunde kommt mit den Zahlungslink direkt auf die in der Abbildung dargestellten Seite und kann mit den von Ihnen freigegeben und nach Land verfügbaren Zahlungsarten bezahlen.
Abbildung: Stripe Online Zahlung (Status bezahlt)
Sicherheit
Die Kundenansicht für die online Rechnung wird von Stripe gehostet. Es gibt keinen direkten Zugriff aus dem Internet auf Ihr System.
Es handelt sich um ein Zusatzmodul. Bei Interesse oder Fragen wenden Sie sich bitte an das WEPRO® Team.