Server, Dienst und Kartenleser
Im Zuge des Updates wird bei Ihnen am Server der Dienst von der fiskultrust installiert. Dieser Dienst wird verwendet um Daten von Zahlungen die der Registrierkassen-Sicherheitsverordnung (RKSV) entsprechend gemäß den Vorgaben des Finanzamts zu signieren und zu speichern. Damit dieser Vorgang einwandfrei funktioniert muss der Dienst auf Ihrem Server gestartet und ein Sicherheitseinrichtung am Server installiert sein. Für die Sicherheitseinrichtung gibt es die empfohlene Offline-Variante mit Kartenleser und Signaturkarte oder falls dies nicht möglich ist eine Online-Variante. An dieser Stelle sei noch einmal angemerkt das zu keinem Zeitpunkt irgendwelche Daten direkt an das Finanzamt übermittelt werden. Der Dienst erstellt das Datenerfassungsprotokoll (DEP) und speichert seine Daten ausschließlich am Server. Bei der Online-Variante wird lediglich für die Verschlüsselung ein Online-Kanal zum Zertifikatsanbieter geöffnet.
Das Arbeitsverzeichnis des Dienstes liegt auf Ihrem Server unter „C:\ProgramData\fiskaltrust“ und muss täglich im Rahmen der regulären Datensicherung und im speziellen laut Vorschrift des Finanzamtes quartalsmäßig extern und revisionssicher gespeichert werden. Ihr Hardware-Partner kann Sie dabei unterstützten.
Wichtiger Hinweis
Sollte es zu einem Ausfall der Sicherheitseinrichtung kommen wird Ihnen dieser Zustand in der Software bei der Erstellung eine Barzahlung angezeigt. Bitte informieren Sie dann umgehend Ihren Hardware-Partner. Dieser prüft dann ob der Dienst ordnungsgemäß läuft und ob die Hardware und die Signaturkarte korrekt installiert wurden und betriebsbereit sind. Ein Ausfall der länger als 48 Stunden andauert müssen Sie dem Finanzamt melden. Ihr Steuerberater kann Ihnen dabei helfen.
Software Anpassungen
Im Menü Fakturen / Registrierkasse finden Sie mehrere neue Menüpunkte die verschiedene Funktionen der Registrierkasse darstellen.
Startbeleg
Mit der Funktion Startbeleg erstellen Sie einmalig einen speziellen Beleg für den Start der Registrierkasse. Der Startvorgang muss an das Finanzamt gemeldet werden. Übermitteln Sie den erstellen Startbeleg an Ihren Steuerberater der Sie bei der notwendigen Finanzamt-Meldung unterstützt.
Jahresbeleg
Die Monatsbelege und die Jahresbelege werden automatisch von der Software erzeugt. Mit dieser Funktion können Sie auf Wunsch am Jahresende die Erstellung des Jahresbeleges sofort anstoßen. Der Jahresbeleg muss von Ihnen aufbewahrt werden und an das Finanzamt gemeldet werden. Übermitteln Sie den Jahresbeleg an Ihren Steuerberater der Sie bei der notwendigen Finanzamt-Meldung unterstützt.
Belegübersicht
Die Belegübersicht bietet einen eine Liste aller erstellten RKSV Belege und zeigt Ihnen zusätzlich einen Status der Signatur.
In der Übersicht werden alle erstellen RKSV Belege angezeigt und es kann hier ein Kopiedruck gestartet werden. Auf der einen Seite sehen Sie hier die Zahlungsbelege/Stornobelege zu Ihren Barzahlungen und auf der anderen Seite auch die speziellen Monats, Jahres und Kontroll-Belege. Zusätzlich sehen Sie in der Status-Spalte ob die Signatur erfolgreich erstellt werden konnte oder ob es einen Ausfall gegeben hat. Ein Ausfall ist mit dem Wortlaut „Signatur fehlt“ oder „Anfrage gesendet“ ersichtlich. Wurde nach einem Ausfall alles wieder ordnungsgemäß aktiviert erstellt WEPRO automatisch einen Sammel-Beleg und ergänzt die fehlenden Signaturen.
Kontrollbeleg
Der Kontroll-Beleg oder auch Null-Beleg erzeugt einen leeren Eintrag im Datenerfassungsprotokoll (DEP). Dieser spezielle Beleg kann verwendet werden um das ordnungsgemäße funktionieren der Registrierkasse zu prüfen (z.B. nach einem Ausfall).
DEP Export
Mit dieser Funktion können Sie für einen beliebigen Zeitraum das Datenerfassungsprotokoll exportieren und in eine Datei speichern. Diese Funktion ist notwendig falls das Finanzamt eine Betriebsprüfung bei Ihnen durchführt. Der Kontrolleur kann Sie zur Aushändigung des DEP auffordern und nach Auswahl des Start und Enddatums werden die benötigten Daten exportiert.
Zahlungsvorgang
Bei der Installation des Updates werden wir mit Ihnen gemeinsam die Zahlungsarten welche der RKSV Verordnung unterliegen und gegebenenfalls eigene Nummernkreise für die Rechnungen einrichten. Wenn Sie dann im Programm eine solche Barzahlung erfassen wird automatisch ein Zahlungsbeleg mit allen notwendigen Angaben des Finanzamtes erzeugt. Auf diesem Zahlungsbeleg befindet sich zudem ein QR-Code und dieser muss an den Kunden ausgehändigt werden. Sollten Sie bei der Eingabe der Zahlung einen Fehler gemacht haben wird bei der Löschung der Zahlung automatisch ein Storno-Beleg erzeugt. In der Belegübersicht ist dann später bei diesem Vorgang ein Zahlungsbeleg und ein Storno-Beleg ersichtlich. In jeder Rechnung können Sie in der Zahlungs-Übersicht über die weiteren Funktionen die erstellten RKSV Belege zu dieser Rechnung einsehen und z.B. bei einem Problem mit dem Drucker einen Kopiedruck durchführen.
Außendienst / mobile Gruppen
Wenn Sie Techniker im Außendienst beschäftigen wird folgende Vorgehensweise empfohlen:
1. Kunde bezahlt Ihrem Techniker die Rechnung.
2. Techniker kommt täglich oder wöchentlich in die Firma um die Zahlungen zu übergeben.
3. Sie erstellen eine neue Rechnung an den Techniker in dem Sie alle betroffenen Rechnungsnummern angegeben.
4. Auf dieser Rechnung können Sie z.B. zwei Pseudo-Material-Zeilen erfassen. In der ersten Zeile könnte dann z.B. „Außendienst Abrechnung“ und in der zweiten Zeile z.B. der Abrechnungszeitraum für den Techniker erfasst werden.
5. Diese Rechnung wird dann im Zahlungssystem auf bezahlt gesetzt und durch die Zahlungsart Kassa/Bar automatisch in das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse und in das Kassabuch übertragen.
Mit dem Update können wir auf Wunsch eine zusätzliche Verrechnungsart für diese Vorgänge anlegen. Damit können Sie bei der Umsatzauswertung später einfach diese Verrechnungen berücksichtigen.
Für weitere Fragen steht Ihnen das WEPRO® Support Team gerne zur Verfügung!